Versie 23 mei 2020

Toeterniettoe hecht veel belang aan jouw privacy. Daarom willen we open en transparant communiceren over hoe we zorg dragen voor jouw gegevens. In deze privacyverklaring lees je welke gegevens we verwerken en waarom, wat we doen om jouw gegevens te beschermen en wat jouw rechten zijn.

Deze privacyverklaring geldt voor elke verwerking van persoonsgegevens - zowel online als offline - door Toeterniettoe (feitelijke vereniging) die optreedt als verwerkingsverantwoordelijke.

Bij vragen over deze privacyverklaring, de verwerking van jouw persoonsgegevens of om je rechten uit te oefenen, kan je ons contacteren:

Toeterniettoe
Engelsenlaan 136
9600 Ronse
privacy@toeterniettoe.be

Je kunt ook dit online formulier gebruiken om jouw rechten uit te oefenen.

1. Welke gegevens verwerkt Toeterniettoe over jou?

1.1 Identificatie- en contactgegevens: aanspreking, naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, geboortedatum, leeftijd, gender, werkgever, beroep, contactnummer.
1.2 Account- en profielgegevens: IP-adressen, cookies, verbindingsmomenten, gebruikersnaam, nickname, wachtwoord, toegangsniveaus, fysieke beschrijving, sociale contacten, mediagebruik, accounts op sociale netwerksites, vrijetijdsbesteding, interesses, beeld-, geluid- en video-opnamen, overige gegevens die je zelf meedeelt in je profiel of berichten.
Je kunt ervoor kiezen om in de profielvelden en berichten die je plaatst of verstuurd, gegevens op te geven of levensgebeurtenissen te vermelden over je geloofsovertuiging, politieke voorkeur, seksuele voorkeur, ras of etniciteit of je gezondheid. Deze en andere gevoelige informatie wordt beschermd op basis van EU-wetgeving.
1.3 Financiële gegevens: financiële identificatiegegevens, financiële transacties, solvabiliteit, compensatie, overeenkomsten, schikkingen, consumptiegewoonten.
1.4 Informatie over het gebruik van ons aanbod: deelname aan bijeenkomsten, toegekende kortingen en voordelen, contactpersoon bij ongeval, klachten, incidenten of ongevallen.
1.5 Informatie over het gebruik van onze websites, toepassingen en communicaties: IP-adressen, cookies, verbindingsmomenten, type browser, type besturingssysteem, toesteltype, referrer, taal, URL's die je aanklikt.
1.6 Informatie over jouw vrijwilligerswerk bij Toeterniettoe: contactpersoon bij ongeval, overzicht van gevolgde vormingen, deelnameattesten, beoordeling van de opleiding, huidige en vroegere functies binnen de organisatie, uittreksel uit het strafregister, gebruikersaccounts, wachtwoorden, veiligheidscodes, toegangsniveaus, gebruik van informatiemiddelen.
1.7 Beeld-, geluid- en video-opnamen.

2. Waarvoor gebruikt Toeterniettoe jouw gegevens?

2.1 Voor de deelnemers- en ledenadministratie:

  • Om een aangifte te doen bij de verzekeringsmaatschappij wanneer je een ongeval hebt tijdens een bijeenkomst of de heen- en terugweg;
  • Om subsidies te kunnen aanvragen;
  • Om statistische doeleinden;
  • Om te helpen bij een eventueel contactonderzoek in het kader van het Coronavirus COVID-19.

2.2 Voor de vrijwilligersadministratie:

  • Om de vrijwilligersovereenkomst die we met elkaar afsluiten te kunnen uitvoeren;
  • Om een aangifte te doen bij de verzekeringsmaatschappij wanneer je een ongeval hebt tijdens een bijeenkomst of de heen- en terugweg;
  • Om je zowel intern als extern vorming te laten volgen;
  • Om je opleiding binnen Toeterniettoe op te volgen en waar nodig bij te sturen;
  • Om je organisatiemiddelen te bezorgen die je nodig hebt voor jouw vrijwilligersengagement, zoals toegang tot toepassingen, netwerken en materiaal;
  • Om subsidies te kunnen aanvragen.

2.3 Voor het aanbieden en onderhouden van onze websites en toepassingen:

  • Om je toegang te geven tot het afgeschermde jongerenplatform van de Toeterniettoe-website;
  • Om verbeteringen aan te brengen aan onze websites en toepassingen op basis van jouw gebruik en feedback.

2.4 Om de gevraagde informatie, dienst(en) en/of product(en) te bezorgen en op te volgen:

  • Om je vormingsaanvraag te kunnen verwerken, opvolgen en uitvoeren;
  • Om je vraag, probleem of klacht te kunnen behandelen via e-mail, telefoon, post of sociale media;
  • Om je verzoek tot het uitoefenen van je rechten m.b.t. de verwerking van jouw persoonsgegevens correct te kunnen behandelen.

2.5 Om met je te communiceren:

  • Over onze werking, activiteiten en acties, wanneer je bent ingeschreven voor onze nieuwsbrieven;
  • Om je op de hoogte te brengen van veiligheidsincidenten en/of datalekken, zoals door de wet verplicht.

2.6 Om jouw deelname aan wedstrijden of andere acties te verwerken;
2.7 Om misbruik of fraude te voorkomen en op te sporen;
2.8 Omdat we wettelijk verplicht zijn jouw gegevens te verwerken, waaronder:

  • Wet betreffende de rechten van vrijwilligers;
  • Wet betreffende de verenigingen zonder winstoogmerk, de stichtingen en de Europese politieke partijen en stichtingen;
  • Algemene Verordening Gegevensbescherming.

3. Hoelang bewaart Toeterniettoe jouw gegevens?

Toeterniettoe bewaart de gegevens niet langer dan nodig is om de doeleinden te bereiken waarvoor ze zijn verzameld of zoals vereist door toepasselijke wet- en regelgeving.

Wanneer je jouw account op de Toeterniettoe-website annuleert, kan je zelf bepalen of de door jou geplaatste berichten geanonimiseerd of verwijderd worden. Let er op dat de inhoud van de geanonimiseerde berichten behouden blijft.

Wanneer je jouw toestemming intrekt of bezwaar maakt tegen ons gebruik van je persoonsgegevens en dergelijk bezwaar gegrond is, dan verwijderen we jouw persoonsgegevens uit onze bestanden. Dit belet ons echter niet om informatie en inhoud te bewaren voor wettelijke doeleinden zoals, maar niet beperkt tot, de uitoefening of verdediging van een wettelijke claim, bewijsdoelstellingen, back-up, administratie en de uitvoering van andere wettelijke rechten en verplichtingen die we hebben.

4. Aan welke derden kan Toeterniettoe jouw gegevens doorgeven?

4.1 Andere gebruikers van het jongerenplatform van de Toeterniettoe-website:
Wanneer je een account en profiel hebt aangemaakt op het jongerenplatform van de Toeterniettoe-website kunnen andere aangemelde gebruikers jouw profiel bezoeken en de gegevens die je erop vermeldt bekijken. Ook berichten die je op het jongerenplatform plaatst of verzend, kunnen door andere gebruikers worden bekeken. Privéberichten zijn enkel zichtbaar voor de bestemmelingen van het bericht. In geval van overtreding van de gebruiksvoorwaarden kunnen ook bevoegde moderatoren privéberichten opvragen. Deze raadpleging wordt geregistreerd in de logbestanden.

Sommige gegevens, zoals je gebruikersnaam of nickname en inhoud van publieke berichten, kunnen ook door niet-aangemelde bezoekers worden bekeken.

Je kunt de gegevens van jouw profiel steeds verbeteren, wijzigen, verbergen of wissen.

4.2 Leveranciers
Toeterniettoe doet beroep op een aantal bedrijven en dienstverleners voor het leveren van ICT-oplossingen, het uitvoeren van betalingstransacties enzoverder. Het is mogelijk dat deze bedrijven in het kader van hun dienstverlening aan en overeenkomst met Toeterniettoe toegang krijgen tot bepaalde gegevens en informatie. Toeterniettoe laat dit enkel toe in de mate dat dit noodzakelijk is voor de uitvoering van hun opdracht en deze bedrijven de nodige garanties bieden ten aanzien van de toegang en bescherming van deze gegevens en informatie.

In overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de Europese Commissie mogen persoonlijke gegevens alleen doorgestuurd worden naar landen met eenzelfde gepast veiligheidsniveau. Dit betreft opslagperiode, manier van opslaan, de aard van de gegevens en de precieze redenen voor verwerking. We garanderen dat gegevens niet verstuurd worden naar landen die onvoldoende veiligheid kunnen garanderen. Het delen van persoonsgegevens met de Verenigde Staten gebeurt op basis van een overeenkomst rond het delen van gegevens in overeenstemming met de standaardclausules van de Europese Commissie en/of met ontvangers van gegevens die formeel zijn aangesloten bij het Privacy Shield.

4.3 Verzekeringsmaatschappij en -tussenpersoon
Wanneer je een ongeval hebt tijdens een bijeenkomst of de heen- of terugweg kan je een schadedossier laten openen bij de verzekeringsmaatschappij. In dat geval moeten we bepaalde persoonsgegevens aan de verzekeringsmaatschappij en -tussenpersoon doorgeven. Het medisch getuigschrift dat moet worden ingevuld bij lichamelijk letsel wordt rechtstreeks naar de verzekeringsmaatschappij verzonden.

4.4 Andere organisaties
Wanneer we je bij een vraag of probleem willen doorverwijzen naar een andere organisatie, kunnen we jouw gegevens aan die organisatie bezorgen. Indien we dat willen doen, zullen we daar vooraf jouw uitdrukkelijke en schriftelijke toestemming voor vragen.

Enkel in noodsituaties (bijvoorbeeld een ongeval of levensbedreigende situatie) zullen we niet om jouw toestemming voor doorgifte van jouw gegevens vragen.

4.5 Autoriteiten
In geval van ernstige overtreding of op vraag van de bevoegde instanties kunnen we jouw gegevens aan de bevoegde instanties doorgeven.

In geval van een besmetting met het Coronavirus COVID-19 bij een of meerdere deelnemers van een bijeenkomst kunnen jouw gegevens worden doorgegeven aan de bevoegde diensten.

5. Hoe beveiligt Toeterniettoe jouw gegevens?

We hechten veel belang aan de bescherming van jouw gegevens en hebben de organisatorische en technische maatregelen om dat te doen vastgelegd in een informatieveiligheidsbeleid. Enkele van de maatregelen die we nemen zijn:

  • De toepassingen die Toeterniettoe gebruikt zijn beveiligd d.m.v. wachtwoorden, meervoudige authenticatie, beveiligde verbindingen en verschillende toegangsniveaus;
  • Medewerkers van Toeterniettoe zijn gebonden aan het beroepsgeheim en krijgen een opleiding rond informatieveiligheid.
  • Er worden dagelijks back-ups gemaakt van alle toepassingen die Toeterniettoe gebruikt;
  • De toepassingen die Toeterniettoe gebruikt worden actief gemonitord;
  • Incidenten m.b.t. informatieveiligheid moeten worden gemeld en worden geregistreerd;
  • Alle handelingen in de toepassingen die Toeterniettoe gebruikt worden geregistreerd in een logboek;
  • Alle informatie die binnen Toeterniettoe wordt beheerd, wordt geclassificeerd.

Let op met welke gegevens je zelf deelt met andere gebruikers via jouw profiel en berichten op het jongerenplatform van de Toeterniettoe-website. Tips over je online privacy vind je op www.ikbeslis.be/jongeren en www.childfocus.be/nl/preventie/veilig-internetten/jongeren.

6. Gegevens van minderjarigen

Toeterniettoe verzamelt enkel gegevens van personen jonger dan 13 jaar wanneer hiervoor de toestemming van de ouders of wettelijke voogd werd verkregen.

7. Jouw rechten

  • Recht op informatie;
  • Recht op inzage;
  • Recht op wijziging of verbetering;
  • Recht op intrekking van de toestemming;
  • Recht op overdraagbaarheid van de gegevens;
  • Recht op verwijdering van de gegevens.

Indien de persoonsgegevens noodzakelijk zijn voor de uitvoering van een overeenkomst, het naleven van wet- en regelgeving of voor het vastleggen, uitoefenen of verdedigen van juridische claims, kan de intrekking van de toestemming om de gegevens te verwerken of een verzoek tot beperking van de verwerking of verwijdering van de gegevens vertraging oplopen. We zullen je daar transparant over informatie.

Om misbruik te voorkomen vragen we je een kopie van een geldig identiteitsbewijs mee te sturen met je verzoek tot het uitoefenen van je rechten, zodat we jouw identiteit als betrokkene kunnen controleren. Vergeet niet om specifieke identificatiegegevens (bijvoorbeeld rijksregisternummer) af te schermen.

Toeterniettoe zal jouw verzoek zo snel mogelijk en uiterlijk binnen de 30 kalenderdagen na ontvangst beantwoorden.

8. Klachten en geschillen

Toeterniettoe doet er alles aan om je transparant te informeren over de verwerking en beveiliging van jouw gegevens en jouw rechten. Wanneer je vindt dat jouw rechten niet correct worden toegepast of je niet tevreden bent met het geleverde antwoord, kan je een klachtenprocedure opstarten:

8.1 Bij Toeterniettoe
Je kunt een klachtenprocedure opstarten door contact op te nemen met:

Toeterniettoe
t.a.v. de privacyverantwoordelijke
Engelsenlaan 136
9600 Ronse
privacy@toeterniettoe.be

Je klacht wordt door de privacyverantwoordelijke behandeld. Hij/zij stuurt je binnen de 5 werkdagen na ontvangst van je klacht een schriftelijke ontvangstbevestiging via e-mail of post. Indien hij/zij voor de behandeling van je klacht bijkomende informatie nodig heeft, zal dit in het bevestigingsbericht worden vermeld.

Binnen de 30 kalenderdagen na ontvangst van je klacht zal de privacyverantwoordelijke een antwoord op je klacht bezorgen. Indien hij/zij dit antwoord niet binnen deze termijn kan bezorgen, zal hij/zij je daarvan op de hoogte brengen en een nieuwe termijn, die maximaal 60 kalenderdagen kan bedragen, bezorgen.

8.2 Bij de Gegevensbeschermingsautoriteit
Indien je niet tevreden bent met het door Toeterniettoe bezorgde antwoord op je vraag of klacht, kan je klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit via https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/verzoek-klacht-indienen.

9. Aanpassingen aan deze privacyverklaring

Toeterniettoe kan deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld in het kader van veranderingen aan onze diensten. Wanneer we veranderingen aan deze privacyverklaring aanbrengen, vermelden we de datum van de recentste versie bovenaan dit document. Bij belangrijke wijzigingen van deze privacyverklaring en/of de manier waarop we jouw gegevens verwerken, brengen we je hiervan op de hoogte via e-mail en/of door een bericht te plaatsen op onze website.