Privacyverklaring

image description

Versie 24 april 2018

1. Inleiding

Toeterniettoe hecht veel belang aan jouw privacy. Daarom willen we open en transparant communiceren over hoe we zorg dragen voor jouw gegevens. In deze privacyverklaring lees je welke gegevens we verwerken, wat we doen om jouw gegevens te beschermen en wat jouw rechten zijn.

Deze privacyverklaring geldt voor elke verwerking van persoonsgegevens – zowel online als offline – door Toeterniettoe (feitelijke vereniging) die optreedt als verwerkingsverantwoordelijke.

Bij vragen over deze privacyverklaring, de verwerking van jouw persoonsgegevens of om je rechten uit te oefenen kan je ons contacteren:

Toeterniettoe
Engelsenlaan 136
9600 Ronse
055 580 155
privacy@toeterniettoe.be

2. Welke persoonsgegevens verwerkt Toeterniettoe over jou?

  • Identificatie- en contactgegevens: aanspreking, naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, geboortedatum, leeftijd, gender, werkgever, beroep, klantnummer, contactnummer.
  • Account- en profielgegevens: IP-adressen, cookies, verbindingsmomenten, gebruikersnaam, wachtwoord, toegangsniveaus, fysieke beschrijving, sociale contacten, mediagebruik, vrijetijdsbesteding, interesses, beeld-, geluid- en video-opnamen, overige informatie die je zelf meedeelt.
  • Financiële gegevens: financiële identificatiegegevens, financiële transacties, solvabiliteit, compensatie, overeenkomsten, schikkingen, consumptiegewoonten.
  • Informatie over het gebruik van ons aanbod: deelname aan bijeenkomsten, lidmaatschap, geldigheid van het lidmaatschap, historiek van het lidmaatschap, lidnummer, çavariapasnummer, toegekende kortingen en voordelen, financiële hulp, contactpersoon bij ongeval, klachten, incidenten of ongevallen.
  • Informatie over het gebruik van onze websites, toepassingen en communicaties: IP-adressen, cookies, verbindingsmomenten, type browser, type besturingssysteem, toesteltype, referrer, taal.
  • Informatie over jouw vrijwilligerswerk bij Toeterniettoe: contactpersoon bij ongeval, overzicht van de gevolgde vormingen, deelnameattesten, beoordeling van de opleiding, huidige en vroegere functies binnen de organisatie, datum en bron van aanwerving, datum en reden van vertrek, afspraken, overeenkomsten, maatregelen, evaluatie, toegewezen organisatiemiddelen, gebruikersaccounts, wachtwoorden, veiligheidscodes, toegangsniveaus, gebruik van informatiemiddelen.
  • Beel-, geluid- en video-opnamen.
  • Medische gegevens (enkel bij meerdaagse bijeenkomsten).

3. Waarvoor gebruikt Toeterniettoe jouw gegevens?

  • Voor de deelnemers- en ledenadministratie:
    • Om je een persoonlijke Toeterniettoe-çavariapas te kunnen bezorgen;
    • Om de lidmaatschapsovereenkomst die we met elkaar afsluiten te kunnen uitvoeren;
    • Om een aangifte te doen bij de verzekeringsmaatschappij wanneer je een ongeval hebt tijdens een bijeenkomst of de heen- of terugweg;
    • Om subsidies te kunnen aanvragen.
  • Voor de vrijwilligersadministratie:
    • Om je een persoonlijke Toeterniettoe-çavariapas te kunnen bezorgen;
    • Om de vrijwilligersovereenkomst die we met elkaar afsluiten te kunnen uitvoeren;
    • Om een aangifte te doen bij de verzekeringsmaatschappij wanneer je een ongeval hebt tijdens een bijeenkomst of de heen- of terugweg;
    • Om je zowel intern als extern vorming te laten volgen;
    • Om je opleiding binnen Toeterniettoe op te volgen en waar nodig bij te sturen;
    • Om je de organisatiemiddelen te bezorgen die je nodig hebt voor jouw vrijwilligersengagement, zoals toegang tot toepassingen, netwerken en materiaal;
    • Om subsidies te kunnen aanvragen.
  • Voor het aanbieden en onderhouden van onze websites en toepassingen:
    • Om je toegang te geven tot het afgeschermde jongerenplatform van de Toeterniettoe-website;
    • Om verbeteringen aan te brengen aan onze websites en toepassingen op basis van jouw feedback.
  • Om de gevraagde informatie, dienst(en) en/of product(en) te bezorgen en op te volgen:
    • Om je bestelling in onze webwinkel te kunnen verwerken, opsturen en opvolgen;
    • Om je de mogelijkheid te geven de status van je bestelling en de verzending ervan online op te volgen;
    • Om je vormingsaanvraag te kunnen verwerken, opvolgen en uitvoeren;
    • Om je vraag, probleem of klacht te kunnen behandelen via e-mail, telefoon, post of sociale media;
    • Om je verzoek tot het uitoefenen van jouw rechten m.b.t. de verwerking van jouw persoonsgegevens correct te kunnen behandelen;
  • Om met je te communiceren:
    • Over onze werking, activiteiten en acties, wanneer je bent ingeschreven voor onze nieuwsbrieven;
    • Om je op de hoogte te brengen van veiligheidsincidenten en/of datalekken, zoals door de wet verplicht.
  • Om jouw deelname aan wedstrijden of andere acties te verwerken;
  • Om je de eerste medische zorgen te (laten) geven of aangepaste maaltijden te voorzien bij een meerdaagse bijeenkomst;
  • Om misbruik of fraude te voorkomen en op te sporen;
  • Omdat we wettelijk verplicht zijn jouw gegevens te verwerken, waaronder:
    • Wet betreffende de rechten van vrijwilligers;
    • Wet betreffende de verenigingen zonder winstoogmerk, de stichtingen en de Europese politieke partijen en stichtingen;
    • Algemene Verordening Gegevensbescherming;

4. Hoelang bewaart Toeterniettoe jouw gegevens?

Toeterniettoe bewaart de gegevens niet langer dan nodig is om de doeleinden te bereiken waarvoor ze zijn verzameld of zoals vereist door toepasselijke wet- en regelgeving.

Wanneer je jouw account op de Toeterniettoe-websites verwijderd, worden jouw gegevens geanonimiseerd. Let er wel op dat persoonlijke informatie in de berichten behouden blijven; je kunt ons contacteren om deze berichten volledig te verwijderen.

Wanneer je jouw toestemming intrekt of bezwaar maakt tegen ons gebruik van je persoonsgegevens en dergelijk bezwaar gegrond is, dan verwijderen we jouw persoonsgegevens uit onze bestanden. Dit belet ons echter niet om informatie en inhoud te bewaren voor wettelijke doeleinden zoals, maar niet beperkt tot, de uitoefening of verdediging van een wettelijke claim, bewijsdoelstellingen, back-up, administratie en de uitvoering van andere wettelijke rechten en verplichtingen die we mogelijk hebben.

5. Aan welke derden kan Toeterniettoe jouw gegevens doorgeven?

5.1 Andere gebruikers van het jongerenplatform van de Toeterniettoe-website
Wanneer je een profiel hebt aangemaakt op het jongerenplatform van de Toeterniettoe-website kunnen andere aangemelde jongeren jouw profiel bezoeken en de gegevens die je erop vermeld bekijken. Je kunt de gegevens op jouw profiel steeds verbeteren, wijzigen of wissen.

5.2 Leveranciers
Toeterniettoe doet beroep op een aantal bedrijven en dienstverleners voor het leveren van ICT-oplossingen, het uitvoeren van betalingstransacties, bezorgen van postpakketten enzoverder. Het is mogelijk dat deze bedrijven in het kader van hun dienstverlening aan en overeenkomst met Toeterniettoe toegang krijgen tot bepaalde gegevens en informatie. Toeterniettoe laat dit enkel toe in de mate dat dit noodzakelijk is voor de uitvoering van hun opdracht en deze bedrijven de nodige garanties bieden ten aanzien van de toegang en bescherming van deze gegevens en informatie.

In overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de Europese Commissie mogen persoonlijke gegevens alleen doorgestuurd worden naar landen met eenzelfde gepast veiligheidsniveau. Dit betreft opslagperiode, manier van opslaan, de aard van de gegevens en de precieze redenen voor verwerking. We garanderen dat gegevens niet verstuurd worden naar landen die onvoldoende veiligheid kunnen garanderen. Het delen van gegevens met de Verenigde Staten gebeurt op basis van een overeenkomst rond het delen van gegevens in overeenstemming met de standaardclausules van de Europese Commissie en/of met ontvangers van gegevens die formeel zijn aangesloten bij het Privacy Shield.

5.3 Subsidiërende overheden
In het kader van de erkenning en/of subsidiëring van onze werking kunnen we een deelnemer- en/of ledenlijst bezorgen aan de subsidiërende overheid. Dit doen we enkel indien dit strikt noodzakelijk is, de betrokken overheid voldoende veiligheidsmaatregelen heeft getroffen en enkel met gegevens die de controle van het subsidiedossier mogelijk maken.

5.4 Çavaria vzw
Wanneer je lid of vrijwilliger wordt krijg je een persoonlijke Toeterniettoe-çavariapas. Opdat çavaria vzw jouw persoonlijke Toeterniettoe-çavariapas zou kunnen aanmaken, hebben zij minstens jouw voornaam, naam, gender en geboortedatum nodig. Je kan er ook voor kiezen om je e-mail- en/of postadres te laten doorgeven. Deze voorkeur kan je steeds aanpassen via je gebruikersaccount of door ons te contacteren.

5.5 Verzekeringsmaatschappij en -tussenpersoon
Wanneer je een ongeval hebt tijdens een bijeenkomst of de heen- of terugweg kan je een schadedossier laten openen bij de verzekeringsmaatschappij. In dat geval moeten we bepaalde persoonsgegevens aan de verzekeringsmaatschappij- en tussenpersoon doorgeven. Het medisch getuigschrift dat moet worden ingevuld bij lichamelijk letsel wordt rechtstreeks aan de verzekeringsmaatschappij verzonden.

5.6 Andere organisaties
Wanneer we je bij een vraag of probleem willen doorverwijzen naar een andere organisatie, kunnen we jouw gegevens aan die organisatie bezorgen. Indien we dat willen doen, zullen we daar vooraf jouw uitdrukkelijke en schriftelijke toestemming voor vragen.

Enkel in noodsituaties (bijvoorbeeld een ongeval of levensbedreigende situatie) zullen we niet om jouw toestemming voor doorgifte van jouw gegevens vragen.

5.7 Autoriteiten
In geval van ernstige overtreding of op vraag van de bevoegde instanties kunnen we jouw gegevens aan de bevoegde instanties doorgeven.

6. Hoe beveiligt Toeterniettoe jouw gegevens?

We hechten veel belang aan de bescherming van jouw gegevens en hebben de organisatorische en technische maatregelen om dat te doen vastgelegd in een informatieveiligheidsbeleid. Persoonlijke gegevens die je met ons deelt worden bewaard in toepassingen met beperkte toegang en die in beveiligde gebouwen zijn ondergebracht. Zowel Toeterniettoe als haar leveranciers monitoren de beschikbaarheid en het gebruik van toepassingen en infrastructuur.

Elke medewerker van Toeterniettoe krijgt een basisopleiding m.b.t. het omgaan met informatie, waaronder persoonsgegevens. Medewerkers die persoonsgegevens verwerken hebben een geheimhoudingsplicht die contractueel is vastgelegd. De naleving van het informatieveiligheidsbeleid door medewerkers en leveranciers wordt actief opgevolgd door Toeterniettoe.

Let op met welke gegevens je zelf deelt met andere gebruikers via jouw profiel op het jongerenplatform van de Toeterniettoe-website. Tips over je online privacy vind je op www.ikbeslis.be/jongeren en www.childfocus.be/nl/preventie/veilig-internetten/jongeren.

7. Gegevens van minderjarigen

Minderjarige personen vanaf 13 jaar mogen zich aanmelden zonder toestemming van een ouder of wettelijke voogd voor een account op de Toeterniettoe-websites, de Toeterniettoe-nieuwsbrieven en andere diensten waarvoor toestemming van de betrokkene vereist is.

Voor minderjarigen jonger dan 13 jaar is de toestemming van een ouder of wettelijke voogd vereist. Deze toestemming zal door Toeterniettoe worden opgevraagd vooraleer de toegang tot de gevraagde dienst wordt geactiveerd.

8. Jouw rechten

  • Recht op informatie;
  • Recht op inzage;
  • Recht op wijziging of verbetering;
  • Recht op intrekking van de toestemming;
  • Recht op beperking van de verwerking;
  • Recht op overdraagbaarheid van de gegevens;
  • Recht op verwijdering van de gegevens.

Indien de persoonsgegevens noodzakelijk zijn voor de uitvoering van een overeenkomst, het naleven van wet- en regelgeving of voor het vastleggen, uitoefenen of verdedigen van juridische claims, kan de intrekking van de toestemming om de gegevens te verwerken of een verzoek tot beperking van de verwerking of verwijdering van de gegevens vertraging oplopen. We zullen je daar transparant over informeren.

Als je een account hebt op de Toeterniettoe-website kan je daarop inloggen om je gegevens in te kijken en te wijzigen. Je kunt ook contact opnemen per brief of e-mail:

Toeterniettoe
Engelsenlaan 136
9600 Ronse
contact@toeterniettoe.be

Je kunt jouw aanvraag ook online versturen:

Inzage, wijziging of verbetering van persoonsgegevens
Beperking van de verwerking van persoonsgegevens
Verwijdering van persoonsgegevens

Om misbruik te voorkomen vragen we je een kopie van een geldig identiteitsbewijs mee te sturen, zodat we jouw identiteit als betrokkene kunnen controleren. Vergeet niet om specifieke identificatiegegevens (bijvoorbeeld rijksregisternummer) af te schermen.

Toeterniettoe zal jouw verzoek zo snel mogelijk en uiterlijk binnen de 30 dagen na ontvangst beantwoorden.

9. Klachten en geschillen

Toeterniettoe doet er alles aan om je transparant te informeren over de verwerking en beveiliging van jouw gegevens en jouw rechten. Wanneer je vindt dat jouw rechten niet correct worden toegepast of je niet tevreden bent met het geleverde antwoord, kan je een klachtenprocedure opstarten:

9.1 Bij Toeterniettoe
Je kunt een klachtenprocedure opstarten door contact op te nemen met:

Toeterniettoe
t.a.v. Gregory Vandewiele
Engelsenlaan 136
9600 Ronse
privacy@toeterniettoe.be

Je klacht wordt door de privacy-verantwoordelijk behandeld. Hij/zij stuurt je binnen de 5 werkdagen na ontvangst van je klacht een schriftelijke ontvangstbevestiging via e-mail of post. Indien hij/zij voor de behandeling van je klacht bijkomende informatie nodig heeft, zal dit in het bevestigingsbericht worden vermeld.

Binnen de 30 dagen na ontvangst van je klacht zal de privacy-verantwoordelijke een antwoord op je klacht bezorgen. Indien hij/zij dit antwoord niet binnen deze termijn kan bezorgen, zal hij/zij je daarvan op de hoogte brengen en een nieuwe termijn, die maximaal 60 dagen kan bedragen, bezorgen.

9.2 Bij de gegevensbeschermingsautoriteit
Indien je niet tevreden bent met het door Toeterniettoe bezorgde antwoord op je vraag of klacht, kan je klacht indien bij de gegevensbeschermingsautoriteit: de Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer (‘Privacycommissie’), Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, commission@privacycommission.be, www.privacycommission.be/nl/contact.

10. Aanpassingen aan deze privacyverklaring

Toeterniettoe kan deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld in het kader van veranderingen aan onze diensten. Wanneer we veranderingen aan deze privacyverklaring aanbrengen, vermelden we de datum van de recentste versie bovenaan dit document. Bij belangrijke wijzigingen van deze privacyverklaring en/of de manier waarop we jouw gegevens verwerken, brengen we je hiervan op de hoogte via e-mail en/of door een bericht te plaatsen op onze websites.

11. Cookies

Toeterniettoe gebruikt cookies om je surfervaring gemakkelijker en aangenamer te maken en om de inhoud van haar websites beter af te stemmen op je behoeften en voorkeuren.

Een cookie is een tekstbestandje dat door de server van een website in de browser van je computer of mobiel apparaat geplaatst wordt wanneer je de website bezoekt. De cookie bevat unieke code die toelaat om je browser te herkennen gedurende het bezoek aan de website (een zogenaamde “session cookie”) of bij latere herhaalde bezoeken (een zogenaamde “permanente cookie”). Cookies kunnen geplaatst worden door de server van de website die je bezoekt of door partners waarmee deze website samenwerkt. De server van een website kan alleen de cookies lezen die hij zelf geplaatst heeft; hij heeft geen toegang tot andere informatie die zich op je computer of mobiel apparaat bevindt. Cookies worden op je computer of mobiel apparaat gestockeerd in de folder van je browser.

De inhoud van een cookie bestaat uit de naam van de server die de cookie geplaatst heeft, een vervaldatum en een unieke cijfercode. Cookies maken de interactie tussen de bezoeker en de website over het algemeen gemakkelijker en sneller en helpen de bezoeker om te navigeren tussen de verschillende onderdelen van een website. Cookies kunnen ook gebruikt worden om de inhoud van een website of de publiciteit op een website relevanter te maken voor de bezoeker en aan te passen aan zijn persoonlijke smaak en behoeften.

Toeterniettoe.be maakt gebruik van volgende cookies:

11.1 Noodzakelijke cookies
Deze cookies zijn onmisbaar om onze websites te kunnen bezoeken en om bepaalde onderdelen ervan te kunnen gebruiken. Deze cookies laten je toe om bijvoorbeeld te navigeren tussen de verschillende onderdelen van de website of formulieren in te vullen. Ook wanneer je met je persoonlijke account wenst in te loggen op een van de websites van Toeterniettoe zijn deze cookies noodzakelijk om op een veilige manier je identiteit te controleren vooraleer we toegang geven tot je persoonlijke informatie. Indien je deze cookies weigert zullen bepaalde onderdelen van de websites niet of niet optimaal werken.

11.2 Functionele cookies
De functionele cookies zijn de cookies die het functioneren van onze websites vergemakkelijken en aangenamer maken voor de bezoeker en er voor zorgen dat je een meer gepersonaliseerde surfervaring krijgt. Het zijn bijvoorbeeld de cookies die ergens je voorkeur onthouden, of bijhouden of je reeds gevraagd werd om deel te nemen aan een enquête zodat we je niet telkens opnieuw dezelfde enquête voorleggen.

11.3 Performantie cookies
We gebruiken performantie cookies om informatie te verzamelen over het gebruik dat bezoekers maken van onze websites met de bedoeling de inhoud van onze websites te verbeteren, meer aan te passen aan de wensen van de bezoekers en om het gebruiksgemak van onze websites te vergroten. Zo is er bijvoorbeeld een cookie die ons het aantal unieke bezoekers helpt tellen en een cookie die bijhoudt welke pagina’s het populairst zijn.

11.4 Third party cookies
Toeterniettoe.be werkt voor het registreren van bezoekersstatistieken van de websites samen met Google Analytics. Door hen worden zogenaamde “third party cookies” geplaatst.

11.5 Embedded cookies
Ter ondersteuning van inhoudelijke en andere media-activiteiten wijst Toeterniettoe.be soms door naar andere sites via een aanklikbare link. Tijdens het bezoeken van deze externe sites kunnen eventueel ook cookies worden aangemaakt. Voor meer informatie over de aanmaak van cookies van zulke sites raadt Toeterniettoe je aan om de privacyvoorwaarden van deze sites te controleren.

11.6 Beheer van cookies
Via je browserinstellingen kan je de installatie van cookies weigeren. Op de volgende website vindt je voor de meest gebruikte browser de werkwijze om cookies te weigeren: http://www.aboutcookies.org.

Je kunt ook op elk moment de reeds geïnstalleerde cookies verwijderen van je computer of mobiel apparaat.